「メールの文章がなかなか思いつかない」「取引先への敬語が正しいか不安」と感じたことはありませんか？ ChatGPTを使えば、伝えたいことを箇条書きで入力するだけで、メールの下書きを作れます。
この記事では、ChatGPTでメールを作成する基本手順から、仕事ですぐに使える15種類のプロンプトとメール例文まで紹介します。プロンプトはコピーして、【 】内を自分の状況に書き換えて使ってください。
※掲載するメール文面は使い方を説明するためのサンプルです。実際のAI出力を検証した結果ではありません。
ChatGPTでメール作成はできる？
はい。ChatGPTは、指示された条件をもとにメールの件名や本文を提案できます。文章のたたき台を作るだけでなく、返信文の作成、敬語の調整、要約、英訳にも活用できます。
ChatGPTでできるメール作成の5つの活用方法
- 目的に合わせた新規メールの下書き
- 受け取ったメールへの返信案の作成
- 敬語や言い回しの調整
- 長文メールの要約・短縮
- 英語メールの作成・日本語への翻訳
ChatGPTでメールを作成するメリット
最初の一文や構成を考える負担を減らし、複数の言い回しを比較できます。特に、普段あまり書かない謝罪・お断り・依頼メールの下書き作りに役立ちます。ただし、作成時間の短縮度合いは内容や確認作業によって異なります。
無料版でもメール作成はできる？
基本的なメールの下書き作成は、ChatGPTの無料利用でも試せます。ただし、利用回数や使用できる機能には制限が設けられることがあり、内容は変更される場合があります。最新の利用条件は公式の案内を確認してください。
ChatGPTでメールを作成する方法【初心者向け3ステップ】
STEP1：ChatGPTを開く
ChatGPTを開き、入力欄に文章を入力できる状態にします。初めて利用する場合は、画面の案内に沿って必要な操作を行ってください。
STEP2：メールの目的や内容を入力する
「誰に」「何のために」「何を伝えるか」を入力します。件名の有無、丁寧さ、文字数も指定すると、希望に近い文章を得やすくなります。
相手：【取引先の担当者】
元の日程：【10月25日】
希望する日程：【10月28日】
理由：【社内の予定変更】
文体：丁寧で簡潔
条件：件名を付け、相手の都合を確認する一文を入れてください。事実を補わないでください。
STEP3：作成された文章を確認・修正する
出力されたメールを読み、相手の名前・日付・内容・敬語を確認します。違和感があれば「もう少し短く」「柔らかい表現にして」などと追加で指示できます。完成後は自分のメールソフトに貼り付け、宛先と添付ファイルも確認してから送信しましょう。
ChatGPTで使えるメール作成プロンプト15選【例文付き】
以下は、状況に合わせて書き換えられるテンプレートです。【 】は実際の情報に置き換え、出力結果を必ず確認してください。例文に出てくる会社名・日程などは架空のものです。
① お礼メールを作成する
打ち合わせや面談後に感謝を伝えたいときに使います。
コピペ用プロンプト
相手：【株式会社青葉 田中様】
お礼の対象：【本日の打ち合わせ】
印象に残ったこと：【新商品のご説明】
次の行動：【来週までに社内で検討】
件名付きで、丁寧かつ簡潔に。
メール例文（サンプル）
株式会社青葉
田中様
お世話になっております。山田です。
本日はお忙しいなか、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
新商品について詳しくご説明いただき、大変参考になりました。
いただいた内容を社内で検討し、来週中にご連絡いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
② お詫び・謝罪メールを作成する
ミスを伝える際は、事実と対応を明確にします。
コピペ用プロンプト
相手：【取引先】
事実：【見積書の送付が予定より1日遅れた】
対応：【本日送付済み】
再発防止：【送付前チェックを徹底】
言い訳せず、丁寧に。推測は加えないでください。
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
見積書の送付が予定より1日遅れましたこと、深くお詫び申し上げます。
本日、見積書をお送りいたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。
今後は送付前の確認を徹底し、再発防止に努めます。
このたびは申し訳ございませんでした。
③ 仕事の依頼メールを作成する
依頼内容と期限を具体的に伝えます。
コピペ用プロンプト
依頼内容：【企画書の数値チェック】
希望期限：【金曜日17時】
理由：【翌週の会議で使用】
相手の都合に配慮した文面にしてください。
メール例文（サンプル）
お疲れさまです。山田です。
翌週の会議で使用する企画書について、数値の確認をお願いできますでしょうか。
可能でしたら金曜日17時までにご確認いただけると助かります。
難しい場合は、対応可能な日時をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
④ 打ち合わせの日程調整メールを作成する
候補日を複数示すと調整しやすくなります。
コピペ用プロンプト
候補：【11月4日10時、11月5日14時、11月6日16時】
所要時間：【30分】
方法：【オンライン】
丁寧な件名と本文を作成してください。
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
オンラインでのお打ち合わせについて、以下の日程はいかがでしょうか。
・11月4日 10:00～10:30
・11月5日 14:00～14:30
・11月6日 16:00～16:30
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
⑤ 日程変更をお願いするメールを作成する
変更前と変更後の希望を明確にします。
コピペ用プロンプト
相手：【取引先】
変更前：【10月25日15時】
変更希望：【10月28日15時】
理由：【社内の予定変更】
お詫びと相手の都合確認を含めてください。
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
10月25日15時に予定しておりましたお打ち合わせについて、社内の予定変更により、日程の再調整をお願いしたくご連絡しました。
こちらの都合で恐縮ですが、10月28日15時への変更は可能でしょうか。
ご都合が合わない場合は、別の日程を調整いたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
⑥ 取引先への返信メールを作成する
元のメールを要約して入力すれば、個人情報を減らせます。
コピペ用プロンプト
相手からの内容：【資料を受領した。来週までに確認して返答する】
伝えたいこと：【受領の連絡へのお礼、確認を待つ旨】
文体：【丁寧で短め】
相手の発言にない事実を追加しないでください。
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
資料受領のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ご不明点がございましたら、お知らせください。
⑦ 上司への報告メールを作成する
結論を先に書くと読みやすくなります。
コピペ用プロンプト
案件：【A社向け提案書】
進捗：【初稿完成】
残作業：【数値確認】
完了予定：【明日午前】
結論から簡潔に伝えてください。
メール例文（サンプル）
お疲れさまです。山田です。
A社向け提案書は、初稿の作成が完了しました。
現在、数値の最終確認を進めており、明日午前中の完了を予定しています。
確認が終わり次第、改めて共有いたします。
よろしくお願いいたします。
⑧ メールの返信を催促する
責める表現を避け、確認したい事項を明示します。
コピペ用プロンプト
相手：【取引先】
以前の連絡：【先週送った見積書の確認依頼】
確認したいこと：【内容の確認状況】
丁寧で催促しすぎない文面にしてください。
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
先週お送りしたお見積書について、その後のご確認状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、お手すきの際に状況をお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
⑨ お断りメールを作成する
相手への配慮を保ちながら、結論を曖昧にしないことが重要です。
コピペ用プロンプト
相手：【営業担当者】
提案内容：【サービス導入】
判断：【今回は見送る】
理由：【現時点では予算の確保が難しい】
感謝を伝えつつ、誤解のない表現にしてください。
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
このたびはご提案いただき、ありがとうございました。
社内で検討した結果、現時点では予算の確保が難しく、今回は導入を見送ることとなりました。
ご提案にお時間をいただいたことに感謝申し上げます。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
⑩ 見積もりを依頼するメールを作成する
条件を揃えて伝えると、見積もりのやり取りがスムーズになります。
コピペ用プロンプト
対象：【チラシ印刷】
仕様：【A4・両面カラー・1000部】
希望納期：【11月末】
確認事項：【金額、納期、送料】
件名付きで丁寧に。
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
以下の条件でチラシ印刷のお見積もりをお願いできますでしょうか。
・サイズ：A4
・印刷：両面カラー
・部数：1,000部
・希望納期：11月末
金額、納期、送料についてご案内いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
⑪ 問い合わせメールを作成する
質問を絞ると相手も回答しやすくなります。
コピペ用プロンプト
対象：【法人向けプラン】
質問：【月額料金、最低契約期間、解約条件】
相手：【サービス提供会社】
簡潔で失礼のない文章にしてください。
メール例文（サンプル）
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。山田と申します。
貴社の法人向けプランについて、以下の3点を教えていただけますでしょうか。
・月額料金
・最低契約期間
・解約条件
お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
⑫ 初めて連絡する相手へのメールを作成する
自己紹介と連絡の目的を最初に示します。
コピペ用プロンプト
差出人：【株式会社さくら 営業部 山田】
相手：【株式会社青葉 ご担当者様】
目的：【商品について打ち合わせを相談】
連絡のきっかけ：【会社サイトを拝見した】
丁寧で押し付けがましくない文章にしてください。
メール例文（サンプル）
株式会社青葉
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。株式会社さくら営業部の山田と申します。
貴社のウェブサイトを拝見し、商品について一度お話を伺えればと思い、ご連絡いたしました。
ご関心をお持ちいただけましたら、お打ち合わせの機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
⑬ メールの敬語を修正する
元の意味を変えずに、相手に合わせて整える使い方です。
コピペ用プロンプト
意味や事実は変えず、不自然な敬語だけ直してください。
原文：【明日の資料、見ましたか？ できれば今日中に返事ください。】
メール例文（サンプル）
お世話になっております。山田です。
明日使用予定の資料について、ご確認いただけましたでしょうか。
恐れ入りますが、可能でしたら本日中にご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
⑭ 長いメールを短くまとめる
要点を残したまま簡潔にする際に便利です。
コピペ用プロンプト
目的・依頼内容・期限は必ず残し、事実を変更しないでください。
原文：【来週の会議に向けて、以前お送りした資料の数字を確認していただきたいです。できれば今週金曜日までに見ていただけると助かります。難しければ教えてください。】
メール例文（サンプル）
お疲れさまです。山田です。
来週の会議で使用する資料の数値について、今週金曜日までにご確認いただけますでしょうか。
難しい場合は、お知らせください。
よろしくお願いいたします。
⑮ 英語のビジネスメールを作成する
英語の下書きも作れますが、固有名詞やニュアンスを確認しましょう。
コピペ用プロンプト
相手：【海外の取引先】
目的：【オンライン会議の日程調整】
候補：【November 4 at 10:00 JST】
所要時間：【30 minutes】
英語の件名と本文を作成し、日本語訳も付けてください。
メール例文（サンプル）
Dear [Name],
I hope you are doing well.
Would you be available for a 30-minute online meeting on November 4 at 10:00 a.m. Japan Standard Time (JST)?
Please let me know if this time works for you.
Best regards,
[Your Name]
【日本語訳】
件名：オンライン会議の日程調整のお願い
11月4日午前10時（日本時間）から30分ほど、オンライン会議のお時間をいただけますでしょうか。ご都合をお知らせいただけますと幸いです。
ChatGPTでメールを上手に作成する5つのコツ
① メールを送る相手を具体的に伝える
「上司」「取引先」「同僚」など、相手との関係を指定しましょう。
② メールの目的を明確にする
お礼・依頼・謝罪・確認など、相手に何を伝えたいかを一文で示します。
③ 伝えたい内容を箇条書きで入力する
事実・期限・希望する行動を整理して渡すと、情報の抜け漏れを減らせます。
④ 文章の長さや丁寧さを指定する
「150文字程度」「社外向けの丁寧な文体」などの条件を加えましょう。
⑤ 作成後に追加の指示で修正する
「結論を先に」「やわらかい表現に」「事実を増やさず短く」などと調整できます。
指示の比較：「お礼メールを書いて」よりも、「昨日の打ち合わせのお礼を取引先に伝えるメールを、200文字程度で丁寧に作成して」のほうが条件が明確です。
ChatGPTでメールを作成するときの注意点
個人情報や機密情報を安易に入力しない
顧客名、電話番号、契約条件、社外秘の資料などをそのまま入力するのは避けましょう。必要に応じて「A社」「担当者B」などに置き換え、勤務先のAI利用ルールを確認してください。データの取り扱いは利用するプランや設定によって異なる場合があります。
敬語や表現が適切か確認する
AIの文章が丁寧に見えても、相手との関係や会社の慣習に合わないことがあります。特に謝罪・断り・催促の文面は、相手の立場を考えて読み直しましょう。
日付・名前・事実関係を確認する
ChatGPTは、入力していない理由や日程を補ってしまうことがあります。日付、曜日、金額、商品名、約束した内容などを元情報と照合してください。
AIが作成した文章をそのまま送信しない
ChatGPTは文章の作成を支援する道具です。送信者本人が最終責任を持ち、宛先・CC・BCC・添付ファイル・署名も確認しましょう。
ChatGPTのメール作成に関するよくある質問
ChatGPTでメールを作成するのは無料ですか？
基本的な文章作成は無料利用でも試せます。利用上限や提供機能は変わることがあるため、公式案内で確認してください。
ChatGPTで作成したメールはそのまま送信できますか？
生成した文面をコピーしてメールソフトに貼り付けられます。ただし、内容を確認せずに送信することはおすすめしません。
ChatGPTでメールの返信文も作れますか？
はい。受信内容の要点と、返信で伝えたいことを入力すると、返信案を作成できます。
ChatGPTでメールの誤字脱字を修正できますか？
はい。「意味を変えずに誤字脱字だけ直して」と指示すると、校正案を作れます。
ChatGPTで英語のメールも作成できますか？
はい。英語の件名・本文の下書きや翻訳ができます。時差、固有名詞、敬意の表現は確認してください。
まとめ｜ChatGPTを活用してメール作成を効率化しよう
ChatGPTは、メールの下書き、返信、敬語の調整、英文作成などに役立ちます。最初は相手・目的・伝えたい内容の3点を入力するだけでも十分です。この記事のプロンプトを使い、自分の状況に合わせて調整してみてください。
大切なのは、AIが作った文章をそのまま使うことではなく、自分の意図を正しく伝えるための下書きとして活用することです。最後に必ず内容を確認してから送信しましょう。
